一、發(fā)票是什么

簡單來說，發(fā)票就是發(fā)生的成本、費(fèi)用或收入的原始憑證。

對于公司來講，發(fā)票主要是公司做賬的依據(jù)，同時也是繳稅的費(fèi)用憑證；而對于員工來講，發(fā)票主要是用來報銷的。

二、如何開發(fā)票

從發(fā)票開具資格來說，主要分為稅務(wù)代開和自行開票兩種。

1、 當(dāng)部分法人單位沒有開具發(fā)票的資格，可以在電子稅務(wù)局代開發(fā)票模塊開具發(fā)票。個人沒有開具發(fā)票的資格只能去稅務(wù)局大廳開票發(fā)票，這就是稅務(wù)代開，（主管稅務(wù)機(jī)關(guān)代開時，要求現(xiàn)場繳稅；如果發(fā)票作廢，稅款退回流程復(fù)雜、周期長。因此建議創(chuàng)業(yè)者們認(rèn)真核查開票信息及客戶的開票需求。）

2、 自行開票：當(dāng)企業(yè)注冊完成后，就可以申請稅控和發(fā)票，擁有開發(fā)票的資格。之后公司再配備電腦和針式打印機(jī)設(shè)備，就可以開始自行開票了。

有個人臨時稅務(wù)登記證也可以自行開票，辦理條件如下：

（1）從事生產(chǎn)、經(jīng)營并領(lǐng)取臨時工商營業(yè)執(zhí)照的納稅人

所需資料包括《稅務(wù)登記表(適用臨時稅務(wù)登記納稅人)》一式二份，并加蓋公章或簽章、臨時工商營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件一份、經(jīng)營者身份證明文件原件及復(fù)印件一份、經(jīng)營場所證明原件及復(fù)印件一份(注：經(jīng)營、業(yè)務(wù)場所證明文件上所列地址必須與臨時工商營業(yè)執(zhí)照上的地址一致)。

（2）有獨(dú)立的生產(chǎn)經(jīng)營權(quán)、在財務(wù)上獨(dú)立核算并定期向發(fā)包人或者出租人上交承包費(fèi)或租金的承包承租人

所需資料包括《稅務(wù)登記表(適用臨時稅務(wù)登記納稅人)》一式二份，并加蓋公章或簽章、承包承租合同復(fù)印件一份、承包承租人身份證明文件原件及復(fù)印件一份。

（3）境外企業(yè)在中國境內(nèi)承包建筑、安裝、裝配、勘探工程和提供勞務(wù)的

所需資料包括《稅務(wù)登記表(適用臨時稅務(wù)登記納稅人)》一式二份，并加蓋公章或簽章、承包建筑、安裝、裝配、勘探工程和提供勞務(wù)的合同復(fù)印件一份、負(fù)責(zé)人身份證明文件原件及復(fù)印件一份。

—般建議，只要公司有業(yè)務(wù)收入，就要盡早申請開票資格，自行開票。

三、報銷事項

報銷作為一項支出，公司是不用繳稅的，而如果走獎金或勞務(wù)工資的形式，要交一筆個人所得稅。所以，公司經(jīng)營的開支要及時開具發(fā)票，每個月用發(fā)票報銷，可以減輕公司稅負(fù)。

那什么樣的發(fā)票抬頭能報銷？

（一）發(fā)票抬頭的種類

發(fā)票抬頭分為兩大類：即“個人抬頭”和“公司抬頭”。抬頭應(yīng)該寫誰？大家應(yīng)該知道，發(fā)票是購買方獲取消費(fèi)保障的重要憑證，那么就是誰消費(fèi)誰就是發(fā)票的抬頭人。因此區(qū)分發(fā)票抬頭是個人還是公司重要的一點(diǎn)就是：個人行為消費(fèi)，發(fā)票抬頭應(yīng)開具個人姓名；公司行為消費(fèi)，發(fā)票抬頭應(yīng)直接開具公司名稱。

（二）個人抬頭的發(fā)票可以報銷嗎

能不能報銷?換句話說就是可不可以入賬？會計核算注重的是真實(shí)及時地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交易或者事項的經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會計確認(rèn)、計量和報告，不應(yīng)僅以交易或者事項的法律形式為依據(jù)。所以會計處理報銷工作的首要原則是業(yè)務(wù)是否真實(shí)而不應(yīng)僅看票據(jù)抬頭是否是公司名稱。

個人抬頭發(fā)票能不能報銷入賬，前提還要看業(yè)務(wù)的發(fā)生是否真實(shí)，發(fā)生的費(fèi)用是否與企業(yè)日常經(jīng)營活動直接相關(guān)。換句話說，如果能確定業(yè)務(wù)是真實(shí)發(fā)生且與企業(yè)日常經(jīng)營活動相關(guān)的，個人抬頭發(fā)票也是可以入賬報銷的。

（三）報銷個人抬頭的發(fā)票為何這么難

個人抬頭開具的發(fā)票從形式上就很難界定消費(fèi)的實(shí)際主體是個人還是公司，也就很難分辨出業(yè)務(wù)的真實(shí)性以及是否該筆消費(fèi)跟公司的經(jīng)營活動相關(guān)。所以在報銷業(yè)務(wù)上會計們都不會認(rèn)可個人抬頭的發(fā)票，畢竟從發(fā)票形式上來看個人抬頭還是有不確定風(fēng)險因素存在的。

所以和企業(yè)相關(guān)又涉及個人行為的支出一般情況下都必須獲得公司抬頭的發(fā)票。例如：公司員工因公出差的住宿費(fèi)、在可報銷范圍內(nèi)的餐飲費(fèi)、接待客戶和開拓市場發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、以自駕形式出差發(fā)生的加油費(fèi)等等。

同時，國家政策也對其有所規(guī)定：根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)普通發(fā)票管理工作的通知》（國稅發(fā)[2008]80號）第八條第（二）項規(guī)定：“納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票，不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財務(wù)報銷。”因此，員工出差開具個人抬頭的住宿費(fèi)發(fā)票不可以報銷。

（四）什么樣的個人抬頭發(fā)票允許報銷

由于客觀因素決定了只能取得個人抬頭發(fā)票的，是可以以個人抬頭形式的發(fā)票進(jìn)行報銷的，最典型的就是飛機(jī)票、火車票這類實(shí)名票據(jù)。需要注意的是，不是任意個人抬頭的此類票據(jù)都可以報銷的，票據(jù)上所載姓名必須是企業(yè)員工名冊上的員工、有勞務(wù)往來的外聘人員以及與企業(yè)日常經(jīng)營相關(guān)的其他人員。取得這些票據(jù)也還是應(yīng)該輔助有更多原始憑證證明其業(yè)務(wù)和企業(yè)相關(guān)，只有這樣才能在形式和實(shí)質(zhì)上都證明業(yè)務(wù)真實(shí)可靠。以下這6種個人抬頭形式的發(fā)票是可以報銷的：

（1）機(jī)票和火車票、出差過程的人身意外保險費(fèi)

（2）允許稅前扣除的醫(yī)藥費(fèi)票據(jù)

（3）符合職工教育費(fèi)范圍的職業(yè)技能鑒定、職業(yè)資格認(rèn)證等經(jīng)費(fèi)支出

（4）員工入職前到醫(yī)療機(jī)構(gòu)體檢費(fèi)票據(jù)

（5）企業(yè)為因公出差的員工報銷，個人抬頭的財政收據(jù)的簽證費(fèi)

（6）允許稅前扣除的外籍個人的住房補(bǔ)貼，員工憑發(fā)票實(shí)報實(shí)銷，但由于是員工個人與業(yè)主簽訂租賃合同，發(fā)票抬頭為個人

注意：

1、 開票時，發(fā)票的抬頭要寫企業(yè)名稱的全稱和稅號，抬頭是個人的或者單位名稱和稅號寫錯的，都不能報銷

2、 報銷要及時，一般不要拖過3個月，尤其是不要跨年，否則有可能報不上去

3、 報銷時，各種類型的發(fā)票要適當(dāng)均衡一下，不能都用一種。注意以下規(guī)定

（1）業(yè)務(wù)招待費(fèi)（餐費(fèi)、住宿費(fèi)）的額度，按照發(fā)生額的60%扣除，但最高不得超過當(dāng)年銷售(營業(yè))收入的5‰

（2）辦公用品發(fā)票：需要有辦公用品明細(xì)

四、發(fā)票申領(lǐng)

—般情況下，企業(yè)剛開始領(lǐng)用的發(fā)票數(shù)量是25張，若不夠用，可申請增量或增版。

增量：適用于金額不高，但是開票量大的公司，如：小商鋪。

增版：適用于客單價高的企業(yè)，這類企業(yè)的特點(diǎn)是金額大，但開票量相對較小。

目前已經(jīng)取消紙質(zhì)版發(fā)票申領(lǐng)，那電子版發(fā)票如何申領(lǐng)呢？

以北京地區(qū)為例：

企業(yè)申請

1、納稅人進(jìn)入北京市網(wǎng)上稅務(wù)局(企業(yè)版)，選擇證書方式登錄

2、點(diǎn)擊登陸后，進(jìn)入北京市網(wǎng)上稅務(wù)局界面，點(diǎn)擊“原國稅業(yè)務(wù)”模塊

3、找到“網(wǎng)上辦稅(網(wǎng)頁端)”模塊，點(diǎn)擊進(jìn)入

4、納稅人進(jìn)入國家稅務(wù)總局北京市電子稅務(wù)局，選擇導(dǎo)航欄的“發(fā)票業(yè)務(wù)”，點(diǎn)擊“發(fā)票發(fā)放(票e送)”按鈕，進(jìn)入“票e送”頁面

5、填寫申請表

進(jìn)入申領(lǐng)發(fā)票頁面，點(diǎn)擊頁面右側(cè)“新申請”按鈕

注：只有在上一筆申領(lǐng)發(fā)票操作受理之后，才會出現(xiàn)該按鈕

申請表如下，需要填寫申領(lǐng)份數(shù)、領(lǐng)票人姓名、手機(jī)號碼、所在地區(qū)、詳細(xì)地址、郵政編碼。其中，申領(lǐng)份數(shù)必須填寫5的整數(shù)倍且不能大于可申領(lǐng)份數(shù)

填寫完申請表之后，點(diǎn)擊“保存”按鈕。在未提交之前，可以對該表進(jìn)行修改

6、提交申請表

當(dāng)您確保填寫的信息無誤后，請您提交該申請表。(列表頁操作欄“提交”按鈕)提交成功后，請您等待稅務(wù)機(jī)關(guān)受理您的申請

提交時，需要您勾選“票e送”服務(wù)使用確認(rèn)單，否則無法提交

7、打印收票單

當(dāng)“業(yè)務(wù)狀態(tài)”變?yōu)椤皰瓿桑_始配送”時，您可以通過頁面操作欄的按鈕，打印《北京市稅務(wù)局網(wǎng)上領(lǐng)用發(fā)票收票單》。打印出來的收票單需要加蓋公章或發(fā)票專用章。配送發(fā)票時，您需憑此單收票

8、簽收實(shí)物發(fā)票

配送人員會通過提交申請時的手機(jī)號碼，跟您取得聯(lián)系。簽收時，請您出示《北京市稅務(wù)局網(wǎng)上領(lǐng)用發(fā)票收票單》，并核對實(shí)物發(fā)票的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼。確認(rèn)無誤后，請將蓋章的收票單交予配送人員

個人版

1、系統(tǒng)登錄

在北京國稅官網(wǎng)首頁點(diǎn)擊“網(wǎng)上辦稅服務(wù)廳”-登錄系統(tǒng)-選擇發(fā)票管理-申領(lǐng)發(fā)票進(jìn)入申請界

注:網(wǎng)廳的使用無須開通，登錄時根據(jù)【北京國稅申報系統(tǒng)】的登錄方式進(jìn)行登錄系統(tǒng)即可辦理

2、發(fā)票申領(lǐng)申請?zhí)峤?/span>

輸入發(fā)票申領(lǐng)份數(shù)及申領(lǐng)人信息，網(wǎng)上提交申請

3、打印收票單

當(dāng)“業(yè)務(wù)狀態(tài)”變?yōu)椤笆芾硗ㄟ^”或“揀包完成，開始配送”時，打印收票單。并在收票單上加蓋公章或發(fā)票專用章

4、發(fā)票簽收

持加蓋公章或發(fā)票專用章的收票單進(jìn)行發(fā)票簽收

5、下載電子數(shù)據(jù)

待收到郵寄的紙質(zhì)發(fā)票后，納稅人持金稅盤/稅控盤在開票客戶端中下載發(fā)票

（1）在系統(tǒng)中找到菜單發(fā)票管理模塊→發(fā)票領(lǐng)用管理→網(wǎng)上領(lǐng)票

（2）在網(wǎng)上領(lǐng)票界面中，在選擇了購票日期時間段(默認(rèn)為當(dāng)月)后，點(diǎn)擊“查詢”按鈕，會出現(xiàn)之前在網(wǎng)上領(lǐng)票系統(tǒng)申請的電子發(fā)票

（3）在網(wǎng)上領(lǐng)票界面出現(xiàn)電子發(fā)票信息后，請仔細(xì)核對發(fā)票種類、發(fā)票代碼、發(fā)票起始號碼和發(fā)票份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊“發(fā)票下載”按鈕

現(xiàn)場申請

1、攜帶身份證明等材料前往當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行發(fā)票票種核定

2、稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行核對資料，材料齊全受理

3、審核通過，反饋結(jié)果

注：具體的發(fā)票申請流程按照當(dāng)?shù)氐膰叶悇?wù)局官網(wǎng)操作指南進(jìn)行